Una volta ricevute le iscrizioni, gli allievi vengono suddivisi in gruppi: un gruppo corrisponde a un orario (giorno, ora, campo) con uno o due maestri e un numero di posti. La pagina propone tre viste: Tabella per assegnare gli allievi, Settimana per organizzare i campi e gli orari, Maestri per il carico e il planning di ogni maestro.

1Aprire i gruppi di un corso

Nel menu laterale, apra Corsi, poi Gestire i gruppi. Apra lo sport-stagione, poi clicchi sulla scheda del corso.

La barra in alto contiene:

• il selettore Tabella / Settimana / Maestri (la vista scelta viene memorizzata su questo computer) e, a destra, l'indicatore dei conflitti (Nessun conflitto o il numero di conflitti);
• Convalidare i corsi nelle prenotazioni, Aggiungere un gruppo, Stampare in PDF, Proporre un'assegnazione e Riprendere gruppi ;
• per un corso Alla sessione, il pulsante Fatturare le persone dei gruppi; per un corso In base alla presenza, Fatturare in base alle presenze ;
• Cerca un iscritto…: ricerca per nome; i filtri Tutti / Uomo / Donna, per giorno, e Posti liberi / Completi affinano la visualizzazione;
• i contatori: iscritti, non assegnati e gruppi.

La barra delle viste, l'indicatore dei conflitti, i pulsanti e i filtri.

2Creare un gruppo

Clicchi su Aggiungere un gruppo. Nel pannello:

• Allenatore 1 (obbligatorio) e Allenatore 2: digiti almeno 2 lettere e poi scelga la persona;
• Colore del gruppo sul tabellone delle prenotazioni e Numero di partecipanti (posti);
• Campo, Giorno e Ora di inizio e di fine;
• Valido durante i giorni speciali: No per scegliere i giorni speciali (vacanze, festivi) senza lezione.

Il pannello «Aggiungere un gruppo».

Se il campo scelto condivide la superficie con un altro campo (campo ibrido, ad esempio tennis e pickleball), compare la casella Bloccare anche i campi collegati, selezionata per impostazione predefinita: le lezioni bloccano allora anche il campo collegato. La deselezioni se questa attività lascia libero il campo collegato. La stessa casella si trova nel pannello Modificare il gruppo.

La casella «Bloccare anche i campi collegati», visibile solo per un campo collegato.

Clicchi su Aggiungere un gruppo: la scheda compare nella tabella. Finché il gruppo non è convalidato, cliccando sul campo, sul giorno o su una delle ore li si può cambiare direttamente; la vista Settimana permette anche di spostarlo con il mouse.

3Suddividere gli allievi

Trascini la scheda di un allievo dalla maniglia (i puntini a sinistra) dalla colonna Non assegnati verso un gruppo. Ogni scheda indica il sesso, l'età e le preferenze dell'allievo, numerate nell'ordine in cui le ha scelte; oltre 3, un pulsante «+2» le mostra. Passando il mouse sulla scheda, vede la tariffa scelta e le risposte alle domande. L'indicatore e il contatore (es. 3/4) mostrano il riempimento; un gruppo pieno è contrassegnato Completo.

La tabella: non assegnati a sinistra, un gruppo per scheda; il pallino rosso segnala un conflitto.

Una scheda allievo con le sue cinque preferenze visualizzate.

Durante il trascinamento, i gruppi che corrispondono alle preferenze dell'allievo si illuminano in verde e gli altri si attenuano: vede subito dove assegnarlo.

Assegnazione guidata: per questo allievo (lunedì 16:00 o giovedì 17:00), due gruppi sono in verde.

4Togliere un allievo da un gruppo o disiscriverlo

Su ogni scheda allievo, a destra ci sono due pulsanti uno sopra l'altro: le frecce cambiano la tariffa (veda Cambiare la tariffa di un'iscrizione), l'icona della persona con il segno meno apre il pannello Togli dal corso.

Il pulsante «Togli / disiscrivi» sotto le frecce del cambio di tariffa.

Il pannello ricorda le Lezioni interessate e indica prima l'effetto sulla fatturazione (nessuna fattura, riga da fatturare eliminata, riga tolta da una fattura da rinviare…). Scelga poi:

• Togli dal gruppo: la persona torna in Non assegnati e lascia le sedute del gruppo; iscrizione e fattura non cambiano;
• Disiscrivi dal corso: l'iscrizione viene eliminata, la persona viene tolta dalle sedute e la fatturazione viene adeguata come indicato.

Il pannello «Togli dal corso»: l'effetto sulla fattura, poi le due azioni.

Cambio di formula, di gruppo o di corso durante la stagione: veda Cambiamenti durante la stagione.

5Convalidare i corsi nelle prenotazioni

Quando la suddivisione è pronta, clicchi su Convalidare i corsi nelle prenotazioni e confermi. Plugin.ch crea, per ogni gruppo non ancora convalidato, una prenotazione alla settimana sul suo campo, per tutta la durata del corso (comprese le settimane già trascorse, necessarie per le presenze; un gruppo creato dopo l'inizio del corso riceve le sue lezioni solo a partire dal giorno della sua creazione), esclusi i giorni speciali esclusi. Se una fascia è già occupata da un'altra prenotazione (una ricorrenza, un'ora fissa, un socio, un altro corso), viene mostrato l'elenco delle fasce interessate (data, ora, campo, chi le occupa) e sceglie: Sovrascrivere queste fasce (la lezione del corso sostituisce la prenotazione), Mantenere le prenotazioni (il gruppo viene convalidato senza queste lezioni) oppure Annullare.

Se un gruppo da convalidare ha un conflitto di campo o di maestro, la conferma lo elenca prima e chiede «Creare comunque le prenotazioni?»: clicchi su Annullare per correggere prima (veda Risolvere i conflitti di planning).

La conferma della convalida, con un conflitto di campo segnalato.

I gruppi convalidati portano l'icona verde del calendario.

Un gruppo convalidato porta un'icona verde del calendario; il suo campo, il suo giorno e le sue ore non si modificano più con un clic, ed è bloccato nella vista Settimana. Se in seguito aggiunge un nuovo gruppo, clicchi di nuovo su Convalidare i corsi nelle prenotazioni: vengono elaborati solo i gruppi non convalidati. Per fatturare le iscrizioni non occorre che i gruppi siano convalidati.

6Modificare un gruppo, aggiungere o eliminare lezioni

Clicchi sul nome del maestro o sull'icona a matita del gruppo (nella vista Settimana: clicchi sul gruppo). Il pannello Modificare il gruppo contiene tre parti:

• Gruppo: allenatori, colore e numero di posti, salvati con Modificare il gruppo ;
• Aggiungere delle lezioni: campo, date, ora e giorni, poi Aggiungere delle lezioni (ad esempio per recuperare una lezione annullata); gli allievi del gruppo vi vengono iscritti. Verifichi prima che il campo sia libero: una prenotazione già presente su questa fascia verrebbe sostituita senza avviso;
• Prenotazioni del gruppo: selezioni le lezioni da togliere (giorno festivo, maltempo…) poi clicchi su Cancellare le prenotazioni selezionate ; Selezionare / Deselezionare seleziona tutto.

Il pannello «Modificare il gruppo».

Le lezioni del gruppo, da selezionare per eliminarle.

Gli allievi iscritti a una lezione futura eliminata ricevono una notifica «lezione annullata» se hanno attivato le notifiche dei corsi. Tutti i casi (pioggia, maestro assente, sostituzione): Annullare o recuperare una lezione.

Per eliminare un gruppo, clicchi sulla sua icona del cestino e confermi: i suoi allievi tornano in Non assegnati. Le sue lezioni passate e le relative presenze vengono conservate; solo le lezioni future vengono eliminate. Allo stesso modo, spostare un allievo in un altro gruppo modifica solo le lezioni future.

Se il gruppo ha già avuto lezioni, Plugin.ch chiede cosa fare: Conservare lo storico (il gruppo scompare dalla tabella, ma le sue lezioni passate restano negli export Gioventù e Sport) oppure Eliminare tutto (anche le lezioni passate e le relative presenze vengono eliminate).

7Presenze ed elenchi

Le lezioni convalidate compaiono sul tabellone Prenotazioni con gli allievi, l'allenatore e il nome del corso. Clicchi su una lezione per aprire il pannello Presenza: tolga la spunta a un allievo assente, ogni casella viene salvata subito. Gli allievi sono presenti per impostazione predefinita; clicchi su Appello fatto per contrassegnare la lezione «Presenze controllate da … il …». Il maestro può fare lo stesso da solo dal planning del suo account socio, per le sue lezioni del giorno, anche dopo la fine della lezione (ad esempio la sera): veda Cosa fa il maestro.

Una lezione di gruppo sul tabellone delle prenotazioni.

Il pannello Presenza di una lezione.

Su ogni gruppo, l'icona Excel scarica l' Elenco delle presenze (Excel). Sotto la tabella, un riepilogo elenca ogni allievo con il suo giorno, la sua ora, il suo campo e il suo maestro (pulsanti Copy, Excel, CSV, PDF). Il planning di ogni maestro si condivide dalla vista Maestri: vedere Inviare il planning a un maestro.

Il riepilogo sotto la bacheca.