Eine Rechnung ist nach ihrer Erstellung nicht festgeschrieben: Solange ihre Zeilen nicht verbucht sind, können Sie die Beträge ändern, einen Artikel oder eine Ermässigung hinzufügen, die Versandart oder die Fälligkeiten ändern. Sie können sie auch stornieren und bei Bedarf wiederherstellen.

In Rechnungen → Rechnungen verwalten, wählen Sie die Gruppe und klicken Sie dann auf den Stift am Ende der Rechnungszeile. Derselbe Stift steht auch in Offene Rechnungen & Mahnungen und im Reiter Rechnungsverlauf des Mitgliederprofils zur Verfügung.

Oben im Fenster fassen Karten die Rechnung zusammen: Betrag und Schon gezahlter Betrag, dazu Differenz, wenn der bezahlte Betrag nicht dem Betrag entspricht (und MwSt, wenn Ihr Club eine MwSt-Nummer hat).

Das Bearbeitungsfenster einer Rechnung

In Rechnungszeilen, lassen sich Bezeichnung und Betrag jeder Zeile direkt ändern; die Änderung wird gespeichert, sobald Sie das Feld verlassen. Der Schalter Bezahlt und das Datum Bezahlt am markieren eine Zeile als bezahlt. Der Papierkorb entfernt eine Zeile. Entspricht die Zeile einem Kurs, einem Mitgliederbeitrag oder einer Fixstunde, fragt Plugin.ch, was Sie tun möchten: das Element löschen (Abmeldung, Beitrag entfernt, Fixstunde gelöscht) oder Wieder zur Verrechnung (das Element bleibt, die Zeile verlässt diese Rechnung und wird bei der nächsten Verrechnung wieder aufgenommen). Auch eine bereits bezahlte Zeile kann entfernt werden: Der Betrag bleibt als Überzahlung auf der Rechnung, ohne automatische Rückerstattung. Eine verbuchte Zeile (in die Buchhaltung exportiert) kann nicht mehr geändert werden.

Erhaltene Zahlungen, Rückerstattungen und zu viel bezahlte Beträge werden im Abschnitt Zahlung: siehe Eine manuelle Zahlung verarbeiten und Eine Überzahlung auf die nächste Rechnung übertragen.

Der Abschnitt Einen Artikel zur Rechnung hinzufügen enthält folgende Felder: Person, Artikel, Menge, Preis, Bezeichnung. Bei einer Familienrechnung wählen Sie das betroffene Familienmitglied. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf die gleichnamige Schaltfläche. Der Preis richtet sich nach dem Alter der gewählten Person, bleibt aber änderbar; ein negativer Preis ergibt eine Ermässigung. Diese Zeile wird nur dieser Rechnung hinzugefügt.

Einen Artikel oder eine Ermässigung zu einer Rechnung hinzufügen

In Versand und Mahnungen, zeigen die Symbole unter Rechnungsart an, wie das Dokument gedruckt oder versandt wird: Papierrechnung, gedruckte Rechnung, E-Mail-Rechnung, versandte Rechnung, dann dieselben vier Zustände für eine Mahnung (orange Symbole). Um eine Rechnung von Papier auf E-Mail umzustellen, wählen Sie das E-Mail-Symbol und prüfen Sie die Adresse E-Mail. Bei einer Mahnung zeigt das Feld Mahnungs-Nr. ihre Stufe an. Das Feld Rechnungsadresse lässt sich nur für diese Rechnung ändern.

Rechnungsart, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse

Weiter unten enthält Texte der Rechnung die vor und nach der Tabelle gedruckten Mitteilungen und den Text der E-Mail; Daten enthält das Belegdatum und die Fälligkeiten. Bemerkung enthält eine Notiz, die nicht auf der Rechnung gedruckt wird. Rechnungsverlauf listet die früheren Versionen auf, die bei jeder Änderung archiviert werden.

Das Belegdatum und die Fälligkeiten der Rechnung

Klicken Sie auf Die Rechnung ändern unten im Fenster, um Versandart, Texte und Daten zu speichern. Rechnung anzeigen öffnet das PDF so, wie es gedruckt oder versandt wird. Um das Belegdatum oder die Fälligkeit mehrerer Rechnungen auf einmal zu ändern, kreuzen Sie sie in der Liste der Gruppe an und verwenden Sie Belegdatum ändern oder Frist verlängern in der Auswahlleiste. Was mit den Daten geschieht, wenn Sie eine bereits versendete Rechnung bearbeiten: siehe Wie die Daten der Rechnungen berechnet werden.

Klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Rechnungszeile: Das Fenster zeigt, was die Rechnung enthält (Kurse, Mitgliederbeiträge, Fixstunden), und Sie wählen:

• Wieder zur Verrechnung: Alles bleibt bestehen und ist wieder «zu verrechnen»;
• Geschenkt: Alles bleibt bestehen und es ist nichts zu bezahlen;
• Alles entfernen: Die Schüler werden abgemeldet, Mitgliederbeiträge und Fixstunden gelöscht.

Enthält die Rechnung nichts davon, genügt eine einfache Bestätigung. Für mehrere Rechnungen kreuzen Sie sie an und klicken in der Auswahlleiste auf Rechnungen stornieren: Dann stehen nur Wieder zur Verrechnung und Geschenkt zur Wahl. Um eine einzelne Person von einer Familienrechnung zu entfernen, löschen Sie ihre Zeile. In Offene Rechnungen & Mahnungen können Sie einen Grund angeben; bei mehr als 5 Rechnungen müssen Sie zur Bestätigung deren Anzahl eingeben.

Die Auswahlleiste mit «Rechnungen stornieren»

Eine stornierte Rechnung wird nicht gelöscht: Sie verschwindet aus den offenen Rechnungen und Mahnungen, bleibt aber durchgestrichen in ihrer Gruppe sichtbar. Eine Rechnung mit einer bereits verbuchten Zeile kann nicht direkt storniert werden: siehe Eine bereits verbuchte Rechnung oder Zeile stornieren. Eine Rechnung mit einer Zahlung kann nicht storniert werden: Entfernen Sie zuerst die Zahlung. Wird eine «wieder zur Verrechnung» gesetzte Rechnung später wiederhergestellt, enthält sie diese Zeilen nicht mehr: Sie stehen wieder bei dem, was noch zu verrechnen ist.

Klicken Sie in der Gruppe auf Gruppe → Gelöschte Rechnungen anzeigen / ausblenden: Die stornierten Rechnungen erscheinen durchgestrichen. Klicken Sie auf Rechnung wiederherstellen in der betreffenden Zeile. Die Rechnung kehrt auf die Stufe «Rechnung» zurück: Eine allfällige Mahnung muss neu erstellt werden.