Um die Beiträge von Jugend und Sport (J+S) zu erhalten, meldet der Club seine Kurse in der Nationalen Datenbank Sport (NDS): die Teilnehmenden, die Aktivitäten (Lektionen) und die Anwesenheiten. Plugin.ch bereitet die drei Dateien vor; es gibt keine direkte Verbindung zur NDS: Sie laden die Dateien herunter und importieren sie selbst.

Die einzige Angabe, die die NDS für eine neue teilnehmende Person verlangt, ist ihre AHV-Nr.: Fragen Sie sie schon bei der Anmeldung ab.

1Die AHV-Nr. bei der Anmeldung abfragen

Bei einem neuen Kurs mit Höchstalter von 20 Jahren oder weniger trägt Plugin.ch die Frage AHV-Nr. (AVS) automatisch ins Formular ein: Sie können sie vor dem Speichern entfernen.

Fügen Sie im Kursblatt, Abschnitt Personalisierte Frage, eine Frage vom Typ Freier Text hinzu, deren Name «AVS» enthält, zum Beispiel «AHV-Nr. (AVS)». Plugin.ch erkennt sie dann überall:

• das Feld verlangt das Format 756.xxxx.xxxx.xx;
• eine ausgefüllte, aber falsche Nummer (Format oder Prüfziffer) wird abgelehnt, online wie in den Fenstern Eine Person anmelden und Die Anmeldung ändern;
• das Feld wird mit der bereits bekannten Nummer vorausgefüllt, wenn das Personenblatt ein Feld hat, dessen Name «AVS» enthält.

Das Geburtsdatum ist für die Online-Anmeldung obligatorisch: Es wird abgefragt, bevor die Kurse angeboten werden, falls es im Personenblatt fehlt.

2Die Teilnehmenden exportieren

Wählen Sie in Die Anmeldungen verwalten den Kurs und klicken Sie auf J+S-Export (über der Liste der Angemeldeten). Zuerst öffnet sich ein Fenster mit der Kontrolle der Schüler:

• die Anzahl Personen und Dateien;
• die Liste der unvollständigen Schüler mit dem, was fehlt: AHV-Nr. fehlt, AHV-Nr. ungültig, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, PLZ, Ort oder Land; als Warnung eine angenommene Nationalität CH oder eine zu prüfende Muttersprache.

Ergänzen Sie die betroffenen Personenblätter und klicken Sie dann auf Herunterladen (Französisch) oder Herunterladen (Deutsch), je nach Sprache Ihrer NDS. Die CSV-Datei hat das offizielle Importformat; ab 200 Personen erhalten Sie ein ZIP-Archiv mit einer Datei pro 200 Personen.

• die AHV-Nr. stammt aus der Antwort auf die Frage des Kurses, sonst aus dem AHV-Feld des Personenblatts;
• beim Herunterladen wird eine gültige AHV-Nr. ins Personenblatt übernommen: Sie wird im folgenden Jahr vorausgefüllt.

3In die NDS importieren

Öffnen Sie in der NDS den Kurs, dann Teilnehmende › Importieren, und wählen Sie die Datei (ein Import pro Datei). Eine für Ihre Organisation neue Person ohne AHV-Nr. wird von der NDS abgelehnt; mit einer gültigen AHV-Nr. übernimmt die NDS ihre Nationalität aus dem Register.

4Aktivitäten und Anwesenheiten

Die beiden anderen Schaltflächen erstellen die Dateien der Lektionen:

• BDNS activités: die Lektionen der Gruppen (Datum, Beginnzeit, Dauer, Ort);
• BDNS présences: für jede Lektion die Leitenden (der Trainer der Lektion, Vertretung inbegriffen, und die Lehrperson 2 der Gruppe) und die anwesenden Teilnehmenden.

Diese Dateien enthalten nur die Lektionen der Gruppen, die in den Reservationen bestätigt sind, und die Anwesenheiten sind die im Fenster Anwesenheit angekreuzten. Alle Lektionen werden exportiert, ob die Kontrolle bestätigt wurde («Kontrolle bestätigen») oder nicht: Ein nie abgekreuzter Schüler zählt als anwesend. Bitten Sie die Trainer, bei jeder Lektion die Anwesenheit zu kontrollieren (siehe Was der Trainer macht).

5Vor dem Export: die Checkliste

• die Gruppen sind in den Reservationen bestätigt;
• jeder Schüler hat eine gültige AHV-Nr., ein Geburtsdatum, ein Geschlecht und eine vollständige Adresse;
• die Trainer haben die Anwesenheit kontrolliert; die Vertretungen wurden in Die Uhrzeiten der Trainer verwalten eingetragen;
• die Rechnungskontrolle meldet keinen Schüler Eingeteilt, fehlt in den Lektionen (er würde in den Anwesenheiten fehlen).